Fungsi dan Level Manajemen

Fungsi dan Level Manajemen

1.      Sistem Informasi dalam proses Manajemen

a.      perencanaan

perencanaan merupakan proses di mana manajer secara matang dan bijaksana memikirkan dan menetapkan sasaran serta tindakan berdasarkan beberapa metode yang diperlukan untuk mencapainya.

b.      pengorganisasian

adalah proses untuk menata dan mengalokasikan pekerjaan dan sumber daya manusia serta pendistribusian wewenang, sehingga sasaran organisasi dapat dicapai.

c.       kepemimpinan

kepemimpinan seorang manajer dapat dilihat dari sejauh mana ia mengarahkan. mempengaruhi dan memotivasi karyawan untuk melakukan pekerjaannnya.

d.      pengendalian

pengendalian merupakan poses untuk memastikan bahwa aktivitas organisasi yan sedang atau telah berlangsung sudah benar serta sesuai dengan metode dan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya.

2.      Tingkatan Manajer

a.       Manajer tingkat atas bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi  secara keseluruhan. manajer tingkat atas menetapkan arah kebijaksanaan, membuat rencana jangka panjang, merumuskan strategi.

b.      Manajer menengah bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi bedasarkan departementalisasi, wilayah, produk, atau divisi. manajer menengah merumuskan rencana dan sasran operasional jangka menengah, menyususn prosedur bedasarkan  lingkup tanggung jawabnya.

c.       Manajer lini pertama bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana dan sasran operasional, membuat keputusan jangka pendek bedasarkan arah kebijaksanaan, prosedur dan pedoman yang telah ditetapkan. serta mengendalikan transaksi harian.

3.      Manajer dan keterampilan

Henri Fayol, ahli teori manajemen telah mengidentifikasi tiga macam keterampilan dasar.yaitu :

a.      keerampilan teknis

yaitu kemampuan yang sangat dubutuhkan oleh manajer lini pertama, berupa kemampuan mengolah kata, analisis spreadsheet dan implementasi grafis.pengelolaan database,penguasaan jaringan komputer dan komunikasi.

b.      ketrampilan manusiawi

yaitu kemampuan untuk bekerja sama, memahami dan memotivasi orang lain sebagai individu atau dalam kelompok, keterampilan ini lebih dubutuhkan oleh manajer menengah.

c.       keterampilan konseptual

yaitu prasyarat bagi manajer tingkat atas berupa kepemimpinan untuk mengoordinasidan mengintegrasi semua kepentingan dan aktivitas organisasi.hal ini meliputi melihat organisasi secara keseluruhan, memahami bagaimana ketergantungan antarbagian dan mengatisipasi berbagai perubahanyang akan mempengaruhi perusahaan.    

Fungsi fungsi manajemen menurut para ahli yang satu dengan yang lainnya secara umum memiliki banyak kesamaan. Fungsi manajemen menurut Henry Fayol dan GR Terry menyebutkan ada 4 fungsi yang utama dari sebuah manajemen, Perencanaan - Pengorganisasian - Pengarahan - Pengendalian.

1. Planning (Fungsi Perencanaan)

Planning adalah bagaimana perusahaan menetapkan tujuan yang diinginkan dan kemudian menyusun rencana strategi bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut.

Manajer dalam fungsi perencanaan harus mengkaji dan mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum memutuskan karena ini adalah langkah awal yang bisa berpengaruh secara total dalam perusahaan kedepannya.

Fungsi fungsi manajemen yang lain tidak akan bisa berjalan dengan baik tanpa adanya perencanaan yang matang.

Kegiatan Fungsi Perencanaan

Ada beberapa aktivitas dalam fungsi perencanaan

·         Menetapkan arah tujuan dan target bisnis

·         Menyusun strategi untuk mencapai tujuan tersebut

·         Menentukan sumber daya yang dibutuhkan

·         Menetapkan standar kesuksesan dalam upaya mencapai tujuan

2. Organizing (Fungsi Pengorganisasian)

Organizing (fungsi perencanaan) adalah pengaturan sumber daya manusia dan sumber daya fisik yang dimiliki agar bisa menjalankan rencana-rencana yang sudah diputuskan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Fungsi pengorganisasian mengelompokkan semua orang, alat, tugas dan wewenang yang ada dijadikan satu kesatuan yang kemudian digerakkan melaksanakan apa yang sudah direncanakan sebelumnya.

Pengorganisasian bisa memudahkan manajer untuk mengawasi dan menentukan orang-orang yang dibutuhkan dalam menjalankan tugas yang telah dibagi-bagi.

Kegiatan Organizing

·         Mengalokasikan sumber daya, menyusun dan menetapkan tugas-tugas serta menetapkan prosedur yang diperlukan

·         Menetapkan struktur perusahaan yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab

·         Merekrut, menyeleksi, dan melakukan pelatihan serta pengembangan tenaga kerja

·         Menempatkan tenaga kerja pada posisi yang pas dan paling tepat.

3. Directing (Fungsi Pengarahan)

Directing alias fungsi pengarahan adalah upaya untuk menciptakan suasana kerja dinamis, sehat agar kinerjanya lebih efektif dan efisien.

Beberapa kegiatan pada fungsi pengarahan :

·         Membimbing dan memberi motivasi kepada pekerja supaya bisa bekerja secara efektif dan efisien.

·         Memberi tugas serta penjelasan secara rutin tentang pekerjaan

·         Menjelaskan semua kebijakan yang sudah ditetapkan

4. Controlling (Fungsi Pengendalian / Pengawasan)

Fungsi pengendalian adalah upaya untuk menilai suatu kinerja yang berpatokan kepada standar yang telah dibuat, juga melakukan perbaikan apabila memang dibutuhkan.

Kegiatan pada fungsi pengendalian misalnya:

·         Mengevaluasi keberhasilan dan target dengan cara mengikuti standar indikator yang sudah ditetapkan

·         Melakukan klarifikasi dan koreksi terhadap penyimpangan yang ditemukan

·         Memberi alternatif solusi yang mungkin bisa mengatasi masalah yang terjadi.

Model-model sistem informasi manajemen

A.    Model-Model Sistem Informasi

1.      Sistem Informasi Sentralisasi (SI Terpusat)

Sistem Informasi Sentralisasi (SI Terpusat) Merupakan sistem yang menempatkan data informasi Yang terpusat yang umunya bersifat tertutup untuk umum dan Distribusi terpusat, memiliki mainframe sebagai sumber basis data dan intranet. Karakteristik utama pendekatan terpusat adalah termasuk kontrol,efisiensi dan ekonomi misalnya sebuah sistem pengarsipan terpusat dimana catatan untuk beberapa orang dan unit yang terletak di salah satu lokasi pusat dan umumnya dibawah kendali orang staf catatan atau dalam kasus besar sistem pengarsipan terpusat.

Keuntungannya :

a)                   Tanggung Jawab dengan mudah di tempatkan

b)                  Efektif Penggunaan peralatan,perlengkapan dan ruang

c)                   Semua Data terkait disimpan bersama-sama.

d)                  Memberikan kontrol terpusat menggunakan teknologi

e)                   Mengurangi duplikasi dan peningkatan keamanan

f)                    Sentralisasi organisasi yang paling cocok di mana sumber daya dan informasi yang harus bergerak cepat, terutama dalam keadaan darurat. Duplikasi fungsi dan fasilitas yang diminimalkan yang pada gilirannya mengurangi biaya.

Kekurangannya :

a)          Dapat Mengakibatkan Peningkatan sistem pengarsipan pribadi

b)          Membutuhkan waktu extra

c)           Pengembangan sistem dan arus informasi yang cepat

d)          Biaya Pengembangan yang rendah

e)           Keberhasilan organisasi tergantung pada kompetensi eksekutif yang mungkin cukup berisiko.

2.      Sistem Informasi Desentralisasi (SI Terdistribusi)

Sistem Informasi Desentralisasi (SI Terdistribusi) merupakan Pemrosesan dilakukan dimasing-masing pengguna yang dibagi menjadi dua yaitu peer to peer dan sistem terdistribus. Penempatan data atau informasi dan aplikasi yang digunakan untuk memperoleh informasi diletakkan secara tersebar karena desentralisasi ini merupakan kebalikan dari sentralisasi.

Keuntungannya :

a)      Desentralisasi mengurangi beban kerja eksekutif, Hal ini meningkatkan kepuasan kerja dan moral dari manajer tingkat yang lebih rendah dengan memenuhi kebutuhan mereka untuk kemerdekaan, partisipasi dan status.

b)     Pengambilan keputusan lebih cepat, Ini memfasilitasi pertumbuhan dan diversifikasi. Karena setiap divisi produk diberikan otonomi yang cukup untuk inovasi dan kreativitas. Ini memberi kesempatan kepada bawahan untuk mengambil keputusan sendiri.

Mereka mengembangkan keterampilan manajerial yang akan berguna bagi organisasi dalam jangka panjang.Desentralisasi memerlukan rentang yang lebih luas dari kontrol dan tingkat lebih sedikit dari organisasi. Ini mempercepat komunikasi.

c)      Desentralisasi meningkatkan biaya administrasi dan setiap divisi atau departemen harus memadai dari segi fasilitas fisik dan personil terlatih. Karena setiap departemen atau divisi menikmati otonomi substansial mungkin menyebabkan masalah koordinasi. Mungkin ada kurangnya keseragaman dan prosedur konsisten sebagai departemen masing-masing mungkin memiliki kewenangan untuk merumuskan kebijakan dan prosedur sendiri.

d)     Tidak memerlukan “extra” ruang yang diperlukan untuk file terpusat.

Kekurangannya :

a)      Desentralisasi meningkatkan biaya administrasi dan setiap divisi atau departemen harus memadai dari segi fasilitas fisik dan personil terlatih. Karena setiap departemen atau divisi menikmati otonomi substansial mungkin menyebabkan masalah koordinasi.

b)     Kurangnya keseragaman dan prosedur konsisten sebagai departemen masing-masing mungkin memiliki kewenangan untuk merumuskan kebijakan dan prosedur sendiri.

c)      Kurangnya Penganalisisan serta pengontrolan informasi

d)     Kurangnya keseragaman atau konsistensi.

3.      Sistem Informasi Client/Server

Sistem Informasi client/server adalah Memiliki  pusat data dan  client sebagai  pengolah data dan merupakan tipe yang menggabungkan antara sentralisasi dan desentralisasi yang mana sistem ini merupakan sistem pelayanan antara costumer. Seringkali klien dan server berkomunikasi melalui komputer jaringan pada perangkat keras yang terpisah namun kedua klien dan server dapat berada dalam sistem yang sama.

Keuntungannya :

a)      Server dapat memainkan peran yang berbeda untuk klien yang berbeda

b)      Sebagai informasi baru diupload dalam database, setiap workstation tidak perlu memiliki kapasitas penyimpanan meningkat sendiri (yang mungkin terjadi dalam peer-to-peer sistem). Semua perubahan yang dibuat hanya dalam komputer pusat yang ada database server.

c)      Keamanan: Aturan mendefinisikan hak keamanan dan akses dapat didefinisikan pada saat set-up server.

d)     Tingginya tingkat kesempatan untuk penyesuaian daya dan sistem yang cocok bagi kebutuhan informasi

Kekurangannya :

a)      Kemacetan di Jaringan: Terlalu banyak permintaan dari klien dapat mengakibatkan kemacetan, yang jarang terjadi dalam jaringan P2P. Overload dapat menyebabkan melanggar-down server. Dalam peer-to-peer, total bandwidth jaringan meningkat karena jumlah kenaikan rekan-rekan.

b)      Biaya: Hal ini sangat mahal untuk menginstal dan mengelola jenis komputasi.

c)      Anda perlu profesional TI orang untuk menjaga server dan rincian teknis lainnya dari jaringan.

Bahan diskusi :

1)      Apa yang dimaksud dengan sistem informasi Sentralisasi (SI Terpusat) ?

jawaban : Sistem Informasi Sentralisasi (SI Terpusat) Merupakan sistem yang menempatkan data informasi Yang terpusat yang umunya bersifat tertutup untuk umum dan Distribusi terpusat, memiliki mainframe sebagai sumber basis data dan intranet.

2)      Bagaimana karakteristik utama Sentralisasi (SI Terpusat) ?

jawaban : Karakteristik utama pendekatan terpusat adalah termasuk kontrol, efisiensi dan ekonomi misalnya sebuah sistem pengarsipan terpusat dimana catatan untuk beberapa orang dan unit yang terletak di salah satu lokasi pusat dan umumnya dibawah kendali orang staf catatan atau dalam kasus besar sistem pengarsipan terpusat.

3)      Coba sebutkan tiga keuntungan dari menggunakan sistem Sentralisasi ?

jawaban : tiga dari keuntungannya diantaranya adalah

·         Tanggung Jawab dengan mudah di tempatkan

·         Efektif Penggunaan peralatan,perlengkapan dan ruang

·         Semua Data terkait disimpan bersama-sama.

4)      Apa yang dimaksud dengan Sistem Informasi Desentralisasi ?

jawaban : Sistem Informasi Desentralisasi merupakan Pemrosesan dilakukan dimasing-masing pengguna yang dibagi menjadi dua yaitu peer to peer dan sistem terdistribus.

5)      Coba sebutkan dua kekurangan dari Sistem Informasi Desentralisasi ?

jawaban : dua kekurangannya diantaranya adalah:

·         Desentralisasi meningkatkan biaya administrasi dan setiap divisi atau departemen harus memadai dari segi fasilitas fisik dan personil terlatih. Karena setiap departemen atau divisi menikmati otonomi substansial mungkin menyebabkan masalah koordinasi.

·         Kurangnya keseragaman dan prosedur konsisten sebagai departemen masing-masing mungkin memiliki kewenangan untuk merumuskan kebijakan dan prosedur sendiri.

6)      Apa yang dimaksud dengan Sistem Informasi client/server ?

jawaban : Sistem Informasi client/server adalah Memiliki  pusat data dan  client sebagai  pengolah data dan merupakan tipe yang menggabungkan antara sentralisasi dan desentralisasi yang mana sistem ini merupakan sistem pelayanan antara costumer.

7)      Coba sebutkan satu kekurangan dan keuntungan menggunakan Sistem Informasi client/server ?

jawaban : salah satu keuntungannya adalah Sebagai informasi baru diupload dalam database, setiap workstation tidak perlu memiliki kapasitas penyimpanan meningkat sendiri (yang mungkin terjadi dalam peer-to-peer sistem). Semua perubahan yang dibuat hanya dalam komputer pusat yang ada database server.

sedangkan salah satu kekurangannya adalah kemacetan di Jaringan: Terlalu banyak permintaan dari klien dapat mengakibatkan kemacetan, yang jarang terjadi dalam jaringan P2P. Overload dapat menyebabkan melanggar-down server. Dalam peer-to-peer, total bandwidth jaringan meningkat karena jumlah kenaikan rekan-rekan.